Vårt konferanseteam tilbyr alle aktuelle tjenester for å arrangere en vellykket konferanse.
Du tar det faglige, vi tar oss av resten!
Planlegging av konferanser
Online tjenester
Deltagerbehandling
Abstracts-/Paper-håndtering
Hotell
Sosiale arrangement
Utstilling
Sekretariat under konferanse
Regnskap
- Starthjelp/assistanse i konkurransen om å bli valgt som konferansested
- Markedsføring av konferansen
- Bistand i budsjettarbeid
- Pre- og post-konferanseturer
Vi bruker et nettbasert system som effektivt tar seg av påmeldinger, hotellbookinger og betalingsrutiner. Hver enkelt konferanse utgjør et prosjekt hos oss. Som vår oppdragsgiver får du alltid oppdaterte påmeldingslister og verdifull oppfølgingsinformasjon ved hjelp av vårt system.
- Design og oppsett av websider
- Konferansens e-postadresse
- Registrering av deltagere, forelesere og gjester; fordeling på seminarer, aktiviteter og hotell
- Pakking av konferansemateriell, mapper, navneskilt, deltagerlister o.l.
- Bekreftelse og fakturering
- Deltagerservice
- Online Registrering av abstracts
- Online review
- Sortering
- Faglig program
- Proceedings
Overnatting/Sosiale arrangementer
Vi samarbeider med reisearrangører, hotell og restauranter og har lang erfaring i arrangering av mottakelser, middager, utflukter og andre sosiale tilstelninger som er en viktig del av en vellykket totalopplevelse.
- Hotellreservasjoner
- Lunsjer og banketter
- Mottakelser
- Kultur- og opplevelsesarrangementer
- Ledsagerprogram
- Transport
- Pre- og post-konferanseturer
Utstillinger av ulike slag er ofte en viktig del av kongresser og konferanser. Vi tilbyr utstillingsservice for vitenskapelige postersutstillinger, kommersielle utstillinger og sponsorutstillinger.
- Utstillerområde
- Bestillings- og utstillingsservice
- Leverandøravtale og materialbestillinger
Når konferansen starter har vi gjort en del forarbeid med lokalitetene. Vi sørger for at alt er i orden og fungerer før konferansen starter. Våre erfarne konferansevertinner møter deg og dine gjester og sørger for at alt fungerer.
- Rigger opp et konferansesekretariatet på stedet
- Bemanning av sekretariat
- Mottagelse og registrering av deltagere, nypåmeldinger og endringer
- Utdeling av konferansemateriell
- Informasjon og service til forelesere, deltagere og utstillere
- Betalingsoppfølging
- Kontroll og utbetaling av leverandørfaktura
- Regnskapsføring av arrangementets inntekter og utgifter
- Rapporter og statistikk
Våre ansatte har arbeidet med NTNUs konferansevirksomhet i mange år. Oppdragene fra universitets- og forskningsmiljøet i Trondheim har gitt spesiell kompetanse på vitenskapelige konferanser, men vi har også gjennomført en lang rekke konferanser for andre oppdragsgivere, både i og utenfor Trondheim.
Vi tilbyr fleksible løsninger og vi skreddersyr gjerne våre tjenester etter oppdragsgivers behov. Vårt datasystem gir til en hver tid oversikt over påmeldinger til alle arrangement, abstracts etc.
"Engangsarrangøren" har ofte fått erfare at arrangørrollen kan by på overraskelser som medfører store problemer. Vi sikrer både innhold og gjennomføring av beste kvalitet.
